En el presente artículo el profesor Carlos Alberto Zapata analiza la implantación y el desarrollo de las nuevas tecnologías en el campo de la archivística y de la gestión de la información. Los que hasta hace pocos años parecían meras predicciones de grandes cambios en el manejo y uso de la información, con la incorporación de estas nuevas disciplinas, hoy en día los vemos hechas realidad. La tecnología ha provocado una auténtica revolución, llegando a poner en entredicho algunos de los paradigmas de la archivística. Entre estos cambios vemos la integración del concepto de documentación al de archivo en el campo archivístico, a través del cual se implica al profesional del archivo en la planeación de la documentación de una organización.
En el campo empresarial el creciente interés por el estudio de la información y el desarrollo de las nuevas tecnologías ha dado lugar a una subdisciplina denominada Gestion de la información.
Así, en la actualidad, Alberto Zapata defiende que una organización, en su concepto más amplio, no puede separarse de los sistemas de información.
Vemos la evolución el los documentos, que antes de la llegada de las nuevas tecnologías eran impresos unilineales, y que hoy son texto multilineal, caracterizado por el hipertexto. Esto trae consigo cambios en la dinámica del flujo de la información en las organizaciones. Pasamos de una estructura rígida (vertical-horizontal-vertical) con reglas preconcebidas, a una en la que la circulación depende únicamente de las características propias del sistema administrativo.
A continuación el autor nos aporta definiciones, características y diferencias entre documento y documento electrónico, y entre expediente tradicional y electrónico. Así, para Ada Abdala, un documento electrónico es "aquel contenido integrado en una archivo informático mediante un programa de ordenador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y que permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural".
La aparición del documento electrónico ha traido consigo una serie de problemas para la organización y sus profesionales. En el texto el autor destaca: el incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones, la ausencia de políticas documentales y archivísticas frente al manejo del documento electrónico, la ausencia de estándares documentales, o la dificultad para implicar los conceptos archivísticos tradicionales (orden original, procedencia, etc.), entre otros.
Carlos Alberto Zapata señala cuatro aspectos que pueden solucionar los problemas anteriores y contribuir a que nuestra organización tenga una buena base documental: el uso de estándares, el manejo de códigos basados en las mejores prácticas, la elaboración de guías y manuales, y por último, entrenamiento y soporte. El autor acaba ofreciéndonos una lista con los aspectos que debe tener en cuenta un programa de administración de documentos y archivos electrónicos, y las distintas operaciones de la función archivística que se deben tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de gestión de archivos electrónicos.
Como se extrae de la lectura del artículo estamos en un momento de grandes cambios que afectan a la raíz de la gestión de la información, y que han de cambiar nuestra perspectiva como futuros gestores de la misma.
En el campo empresarial el creciente interés por el estudio de la información y el desarrollo de las nuevas tecnologías ha dado lugar a una subdisciplina denominada Gestion de la información.
Así, en la actualidad, Alberto Zapata defiende que una organización, en su concepto más amplio, no puede separarse de los sistemas de información.
Vemos la evolución el los documentos, que antes de la llegada de las nuevas tecnologías eran impresos unilineales, y que hoy son texto multilineal, caracterizado por el hipertexto. Esto trae consigo cambios en la dinámica del flujo de la información en las organizaciones. Pasamos de una estructura rígida (vertical-horizontal-vertical) con reglas preconcebidas, a una en la que la circulación depende únicamente de las características propias del sistema administrativo.
A continuación el autor nos aporta definiciones, características y diferencias entre documento y documento electrónico, y entre expediente tradicional y electrónico. Así, para Ada Abdala, un documento electrónico es "aquel contenido integrado en una archivo informático mediante un programa de ordenador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y que permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural".
La aparición del documento electrónico ha traido consigo una serie de problemas para la organización y sus profesionales. En el texto el autor destaca: el incremento en el volumen de documentos que producen las organizaciones, la ausencia de políticas documentales y archivísticas frente al manejo del documento electrónico, la ausencia de estándares documentales, o la dificultad para implicar los conceptos archivísticos tradicionales (orden original, procedencia, etc.), entre otros.
Carlos Alberto Zapata señala cuatro aspectos que pueden solucionar los problemas anteriores y contribuir a que nuestra organización tenga una buena base documental: el uso de estándares, el manejo de códigos basados en las mejores prácticas, la elaboración de guías y manuales, y por último, entrenamiento y soporte. El autor acaba ofreciéndonos una lista con los aspectos que debe tener en cuenta un programa de administración de documentos y archivos electrónicos, y las distintas operaciones de la función archivística que se deben tener en cuenta a la hora de implementar un sistema de gestión de archivos electrónicos.
Como se extrae de la lectura del artículo estamos en un momento de grandes cambios que afectan a la raíz de la gestión de la información, y que han de cambiar nuestra perspectiva como futuros gestores de la misma.
1 comentario:
Juanka, no me a llegado tu correo para ser colaboradora. ¿Qué hago yo ahora?
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